نحوه اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو

نحوه به‌اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو کامپیوتر

در قسمت General acces می‌توانید سطح دسترسی را مدیریت کنید. در صورتی که گزینه Restricted فعال باشد، فایل تنها از طریق لینک و با افرادی که در کادر بالا نام و آدرس ایمیلشان را وارد کنید، به‌اشتراک گذاشته می‌شود. در صورتی که Anyone with a link را انتخاب کنید، هر فردی که به لینک اشتراک گذاری فایل دسترسی داشته باشد، می‌تواند فایل را مشاهده کند. با انتخاب Anyone with a link همچنین می‌توانید سطح دسترسی سایر کاربران را هم مشخص کنید. با انتخاب گزینه Copy link نیز، لینک اشتراک گذاری، در کلیپ‌بورد کامپیوتر کپی می‌شود.

نحوه به‌اشتراک گذاری فایل ها در نسخه گوشی Google Drive

فرایند انجام این کار در نسخه گوشی نیز تقریبا مشابه است. برای اشتراک گذاری یک فایل، روی سه‌نقطه کنار آن کلیک و سپس گزینه Manage access را انتخاب کنید. در صفحه بعدی، مانند بالا می‌توانید سطح دسترسی کاربران را مشخص کنید.

 

نکته‌ها و ترفندهای استفاده از گوگل درایو

ذخیره سازی رایگان فایل‌های گوگل

این مورد یکی از بهترین ترفندهای گوگل درایو است. شاید وقتی پروژه‌ها را به اشتراک بگذارید فکر کنید تمام کسانی که این پروژه‌ها را با آن‌ها به اشتراک گذاشتید سطح دسترسی یکسانی داشته باشند. در حقیقت این طور نیست و گوگل چهار سطح دسترسی متفاوت را تعریف کرده است.

سطح اول Owners یا صاحبان پروژه هستند می‌توانند هر کاری بخواهند با آن بکنند مثلا همکاران جدید را دعوت کنند و حتی پروژه را حذف کنند. سطح دوم Editors یا ویراستارها هستند که می‌توانند فایل را ویرایش کنند یا اگر صاحب پروژه اجازه داد همکاران جدیدی دعوت کنند. سطح سوم Viewers یا بازدیدکننده‌ها هستند که تنها می‌توانند پروژه ببینند. سطح چهارم نیز Commenters هستند که علاوه بر دیدن پروژه می‌توانند در مورد آن نظر هم بدهند. علاوه بر این، بازدیدکننده‌ها و Commenters می‌توانند از پروژه کپی بگیرند. از همین رو باید این نکته را در نظر داشته باشید که پروژه‌ها کاملا امن نیستند و حتی اگر کمترین سطح دسترسی را نیز به فردی بدهید او می‌تواند از آن فایل یک کپی تهیه کند.

هنگام انجام کار با دیگر همکاران ارتباط برقرار کنید

گوگل درایو همکاران شما در هر پروژه را در بالای سمت راست صفحه نشان می‌دهد. می‌توانید با نوشتن نظر یا سوال خود در قسمت‌های مختلف متن و مشخص کردن کسانی که می‌توانند نظر شما را ببینند با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این می‌توانید برایشان پیام‌های فوری نیز ارسال کنید. برای این کار باید بر روی آیکون چت در کنار آواتار مربوط به هر فرد کلیک کرده و پیامتان را برای او بنویسید. البته باید به خاطر داشته باشید که پیام‌هایی که با وی رد و بدل می‌کنید خصوصی نیستند و دیگر همکاران نیز می‌توانند صحبت‌های شما را بخوانند.

از افزونه‌ها استفاده کنید

تعداد بسیار زیادی افزونه در گوگل درایو موجود است که هر کدام از آن‌ها می‌توانند امکانات و قابلیت‌های جدیدی را در اختیار شما قرار دهند. برای دسترسی و فعال کردن آن‌ها باید هنگام ویرایش یک سند به Add-ons > Get add-ons مراجعه کنید.

از اپلیکیشن‌ها استفاده کنید

علاوه بر افزونه‌ها چندین اپلیکیشن وب محور نیز وجود دارند که می‌توانید آن‌ها را به اکانت گوگل درایو خود متصل کنید. برخی از اپلیکیشن‌ها افزونه جداگانه‌ای هم دارند که حتما نیازی نیست از هردوی آن‌ها استفاده کنید. این اپ‌ها که می‌توانید آن‌ها را در فروشگاه گوگل کروم پیدا کنید کار ویرایش اسناد را آسان‌تر می‌کنند.

با کشیدن و رها کردن فایل‌ها را آپلود کنید

اخیرا گوگل درایو یک دکمه جدید برای ساخت فایل‌های جدید به رابط کاربری خود اضافه کرده است. علاوه بر این از این طریق می‌توانید فایل‌های جدید را نیز به درایو آپلود کنید. می‌توانید فایل‌ها را از پنجره ویندوز یا Finder مکینتاش مستقیما به لیست فایل‌های گوگل درایو بکشید. در ادامه در پایین صفحه مرورگر یک آیکون ابری شکل با یک پیکان خواهید دید این آیکون به این معناست که دیگر می‌توانید فایل مربوطه را رها کنید.

لینک‌هایی برای ساخت سریع اسناد

یکی از بهترین نکات گوگل درایو که می‌تواند در وقت شما صرفه جویی کند ساخت سریع اسناد با استفاده از لینک‌های ویژه این سرویس است. اگر می‌خواهید به سرعت یک فایل Doc، صفحه گسترده، ارائه یا نقاشی بسازید، لینک‌های زیر را به نوار بوکمارک مرورگر خود اضافه کنید.

فایل گوگل Doc جدید: http://doc.new

فایل صفحه گسترده جدید: http://sheets.new

فایل ارائه جدید: http://deck.new

فایل گوگل سایت جدید: http://site.new

فایل گوگل فرم جدید: http://form.new

با استفاده از ویژگی Companion گوگل درایو را در پنجره ویندوز باز کنید

افزونه Drive Companion که برای مرورگر گوگل کروم عرضه شده، صفحات اینترنتی مربوط به اسناد گوگل درایو مثل Docs و اسلایدها را در یک پنجره پاپ‌آپ باز می‌کند که ظاهری شبیه به برنامه‌های نصب شده در ویندوز دارد. این پنجره‌ها حتی در تسک بار ویندوز نیز به نمایش گذاشته می‌شوند تا هر زمان که لازم بود بتوانید به سرعت به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

به صورت آفلاین به فایل‌ها دسترسی داشته باشید (کامپیوتر)

معمولا زمانی که مرورگر به اینترنت متصل باشد می‌توانیم به فایل‌های ذخیره شده در گوگل درایو دسترسی داشته باشیم. اما این سرویس برای کسانی که نمی‌توانند همیشه به اینترنت متصل باشند هم راه چاره‌ای اندیشیده و اجازه می‌دهد کاربران به شکل آفلاین هم از آن استفاده کنند.

قبل از هرچیز باید به این نکته اشاره کنیم که این قابلیت تنها در مرورگر کروم قابل استفاده است. برای استفاده از این ویژگی ابتدا باید افزونه Google Docs Offline را نصب کنید. پس از نصب به بخش تنظیمات گوگل درایو رفته و گزینه Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline را تیک بزنید. با این کار این ویژگی فعال می‌شود ولی در ادامه باید آن فایل‌هایی که می‌خواهید به شکل آفلاین به آن‌ها دسترسی داشته باشید را انتخاب کنید. برای این کار کافی است به اینجا رفته و پس از راست کلیک بر روی فایل‌های مورد نظر گزینه Available offline را علامت بزنید.

به صورت آفلاین به فایل‌ها دسترسی داشته باشید (موبایل)

اگر می‌خواهید از طریق گوشی هوشمند خود بدون اتصال به اینترنت به فایل‌های درایو دسترسی پیدا کنید باید مانند بالا فایل‌های مورد نظر را برای دسترسی در حالت آفلاین انتخاب کنید. برای این کار ابتدا یک سند را باز و سه نقطه بالای سمت راست صفحه را لمس کرده و سپس گزینه Available offline را فعال کنید. دفعه بعد که به شکل آنلاین به این سرویس متصل شوید هر تغییری که در فایل اعمال کرده باشید با نسخه‌ آنلاین سینک خواهد شد.

محتواهای جالبی که در اینترنت به آن ها بر میخورید را در گوگل درایو ذخیره کنید

Evernote یک صندوق آنلاین برای ذخیره تمام محتواهای دیجیتال شما در اینترنت است. از گوگل درایو نیز می‌توانید استفاده مشابهی داشته باشید. با کمک یک افزونه گوگل کروم به نام Save to Google Drive می‌توانید تقریبا هر چیزی که در دنیای اینترنت می‌بینید را در پوشه‌ای در حساب گوگل درایو خود ذخیره کنید. البته محدودیت‌هایی نیز وجود دارد. برای مثال نمی‌توانید هر قسمت از یک متن را که خواستید ذخیره کنید، در عوض می‌توانید نمایی از متن را به شکل یک فایل PNG و یا کد مبدا HTML ذخیره کنید. علاوه بر این می‌توانید آن را به صورت یک Google Doc ذخیره کنید البته در این صورت فرمت صفحه از بین خواهد رفت. برای ذخیره تصاویر نیز می‌توان بر روی آن‌ها راست کلیک کرد. توصیه ما این است که برای ذخیره فایل‌ها و مواردی که اهمیت زیادی برایتان دارند از Evernote، وان نوت و یا Pocket استفاده کنید.

اسناد را مستقیما از طریق جیمیل به اشتراک بگذارید

اگر به طور همزمان از گوگل درایو و جیمیل استفاده می‌کنید دیگر نیازی نیست فایلی را پیوست کنید. به همین دلیل دیگر لزومی ندارد نگران محدودیت 25 مگابایتی فایل‌های پیوستی باشید و می‌توانید تا بیش از 10 گیگابایت فایل را از طریق جیمیل ارسال کنید.

برای این کار، فایل‌ها ابتدا باید در گوگل درایو آپلود شوند. پس از آن برای آن که فایل‌ها را در جیمیل قرار دهید کافی است بر روی آیکون گوگل درایو در پایین قسمت کامپوز ایمیل کلیک کرده و فایل مورد نظرتان را انتخاب کنید. اگر فایل در هارد کامپیوترتان است فایل را از روی زبانه آپلود، آپلود کنید.

از اپلیکیشن‌های جداگانه برای ویرایش استفاده کنید

گوگل خیلی زود گوگل درایو اندروید و آیفون را عرضه کرد ولی ابزار ویرایش این اپلیکیشن در آن زمان برای ویرایش اسناد مختلف کارایی لازم را نداشت. به همین دلیل گوگل برای ویرایش فایل‌های هر کدام از اسناد یک اپلیکیشن جداگانه را تولید کرده است. در این میان اپلیکیشن درایو به عنوان یک مرجع برای دسترسی و دیدن اسناد ذخیره شده به کار خود ادامه می‌دهد و هر زمان که خواستید یک سند را ویرایش کنید اگر برنامه مربوط به آن سند را نصب کرده باشید، شما را به آن اپ ارجاع می‌دهد.

• دانلود اپلیکیشن Docs: اندروید | آیفون 


• دانلود اپلیکیشن Sheets: اندروید | آیفون 


• دانلود اپلیکیشن Slides: اندروید | آیفون 

فرمت فایل‌ها را به فرمت Google Docs تبدیل کنید

تقریبا هر نوع فایلی را می‌توان برای ذخیره سازی به گوگل درایو اضافه کرد. ولی پس از آپلود این فایل‌ها چگونه می‌توانیم آن‌ها را ویرایش کنیم؟ ابتدا باید فرمت آن‌ها را به فرمت Google Docs، اسلاید یا Sheets تغییر دهیم. برای این کار پس از این که فایل را آپلود کردید بر روی آن راست کلیک کرده و Open with را انتخاب کنید، سپس در منو ظاهر شده گزینه‌هایی را برای تغییر فرمت فایل مورد نظر مشاهده خواهید کرد. مثلا می‌توانید فرمت یک فایل ورد را به فرمت Docs تغییر دهید. درایو سپس یک کپی از آن فایل با فرمت جدید می‌سازد و فایل اصلی را با همان فرمت قبلی حفظ می‌کند.

علاوه بر این می‌توانید از افزونه Office Editing for Docs, Sheets & Slides کروم برای ویرایش هر نوع فایل آفیس از طریق مرورگر استفاده کنید. در ادامه می‌توانید این فایل‌ها را با فرمت اصلی‌شان ذخیره کنید یا برای صرفه جویی در فضا آن‌ها را با فرمت گوگل درایو ذخیره کنید.

تصاویر و فایل‌های PDF را به فایل‌های متنی تبدیل کنید

اگر می‌خواهید هر آیتم حتی فایل‌های PDF که به درایو آپلود می‌کنید به یک فایل متنی تبدیل شوند تا بعدا بتوانید آن‌ها را به عنوان یک Google Doc ویرایش کنید، به گوگل درایو بروید و بر روی آیکون چرخ دنده در بالای سمت راست صفحه کلیک و بعد Settings را انتخاب و در پنجره باز شده Convert Uploads را تیک بزنید. از این پس ممکن است آپلود فایل‌ها مدت زمان بیشتری طول بکشد ولی در عوض ارزشش را دارد و می‌توانید متن اسناد را با حفظ تصاویرشان ویرایش کنید.

اسکن تصاویر از طریق اپلیکیشن موبایل گوگل درایو اندروید

یکی از بهترین ویژگی‌های نسخه موبایل گوگل درایو امکان آپلود یک عکس است. حالا شاید از خودتان بپرسید چه چیز این ویژگی جالب توجه است؟ در پاسخ به این سوال باید گفت تصاویر تنها به شکل سنتی آپلود نمی‌شوند بلکه کلماتی که در آن تصویر وجود دارد توسط گوگل اسکن شده و تبدیل به یک متن قابل ویرایش می‌شود. این قابلیت برای عکسبرداری از منوی یک رستوران، طرز تهیه یک غذا یا ساعات فعالیت یک فروشگاه یا هر اطلاعاتی که بعدا می‌خواهید به آن سر بزنید ولی وقت تایپ کردن را ندارید مناسب است. البته نسخه آیفون درایو اجازه ویرایش متن را نمی‌دهد و این کار تنها از طریق گوگل درایو اندروید یا نسخه دسکتاپ امکان پذیر است.

جمع آوری اطلاعات

یکی از اپلیکیشن‌های سرویس درایو که زیاد توجه چندانی به آن نمی‌شود، Forms است. می‌توانید از آن به عنوان سروی مانکی (موسسه افکارسنجی) شخصی خود استفاده کنید. در این برنامه می‌توانید یک نظرسنجی ساخته و آن را با دیگران به اشتراک بگذارید. اطلاعات جمع آوری شده در یک فایل صفحه گسترده در اپلیکیشن Sheets قرار داده می‌شود. فرم‌ها را نیز می‌توان مانند سایر اسناد با همکاری دوستان و همکاران ساخت. همچنین این برنامه دارای یک نوار پیشرفت است تا کسانی که به سوالات پاسخ می‌دهند بدانند چقدر تا پایان نظرسنجی باقی مانده است. علاوه بر این می‌توان از تصاویر و ویدیوهای یوتیوب نیز در فرم‌ها استفاده کرد.

ویرایش عکس‌ها در Docs

به حالت تمام صفحه بروید

اگر می‌خواهید بدون حواس پرتی مدت زمانی را مشغول نوشتن باشید می‌توانید با کلیک بر روی View و سپس Full Screen منوها و نوارهای ابزار را مخفی کنید. با فشار دادن دکمه Esc به حالت اول باز خواهید گشت. علاوه بر این زمانی که در حالت تمام صفحه هستید می‌توانید با فشار دادن F11 منوهای مرورگر و نوارهای ویندوز را نیز مخفی کنید. اگر دوباره F11 را فشار دهید منوها دوباره ظاهر می‌شوند.

از طریق Research Pane جستجو و تحقیق کنید

وقتی به شدت سرگرم انجام پروژه هستید و می‌خواهید در مورد یک کلمه یا یک موضوع اطلاعات اضافه جمع آوری کنید، آخرین کاری دوست دارید انجام دهید ترک کردن صفحه و جستجو در یک صفحه جدید است. از طریق Research Pane می‌توانید بدون نیاز به ترک صفحه کار خود را انجام دهید. برای دسترسی به آن به Tools و بعد Explore بروید. از طریق این ویژگی می‌توانید یک پاورقی ایجاد کنید که حاوی یک لینک به نتایج جستجو است.

علاوه بر این وقتی نشانگر موس بر روی یک کلمه به خصوص قرار دارد با فشار دادن دکمه‌های Ctrl+Shift+Y می‌توانید معنی آن کلمه را ببینید. از طریق این ویژگی حتی می‌توانید تصاویری که پیدا می‌شود را هم در پروژه خود قرار دهید. البته این قابلیت تنها در Docs قابل استفاده است.

لینک نتایج را همزمان با انجام جستجو در متن قرار دهید

قرار دادن لینک در گوگل Docs کار آسانی است، متن را انتخاب و با فشار دادن کلیدهای Ctrl-K آدرس URL را در منو ظاهر شده پیست می‌کنید. اما اگر آدرسی برای لینک مورد نظر نداشته باشید گوگل آن را برایتان پیدا خواهد کرد. از آنجایی که موتور جستجوگر این شرکت در گوگل درایو ادغام شده، در مورد آن متنی که انتخاب کردید جستجو می‌کند. اگر به نتیجه نرسیدید می‌توانید یک کلمه یا جمله دیگری را تایپ کنید (متن اصلی تغییری نمی‌کند). زمانی که نتیجه قابل قبولی پیدا کردید کلیک کنید تا به متن مورد نظرتان لینک شود.

دیدن تمامی کلیدهای میانبر

با استفاده از میانبرهای Google Drive می‌توانید با سرعت و لذت بیشتری از این سرویس استفاده کنید. اما ابتدا باید آن‌ها را بلد باشید و بدانید از کجا باید پیدایشان کنید. برای این کار در هر کدام از زیرمجموعه‌های درایو (حتی در صفحه اصلی خود گوگل درایو) که بودید /+Ctrl را بزنید تا تمامی کلیدهای میانبر قابل استفاده برایتان به نمایش گذاشته شود.

ترجمه متون

اگر متنی دریافت کردید که به یک زبان خارجی است آن را در گوگل درایو آپلود کنید و سپس آن را به عنوان یک سند Google Doc باز کرده و این مسیر را دنبال کنید Tools > Translate Document تا متن به زبان شما ترجمه شود.

تایپ صوتی در Docs

یک فایل جدید Google Doc را باز کنید و اگر کامپیوترتان مجهز به میکروفون است، می‌توانید از تایپ صوتی بهره ببرید. این قابلیت که یکی از کاربردی ترین ترفندهای گوگل درایو است را می‌توانید در منو Tools یا با فشار داد کلیدهای ترکیبی Ctrl+Shift+S پیدا کنید. با فعال کردن آن یک آیکون میکروفون در کنار سند نشان داده می‌شود که با کلیک بر روی آن می‌توانید شروع به صحبت کنید تا حرف‌هایی که می‌زنید به طور خودکار تایپ شوند. میکروفون هنگام صحبت کردن شما قرمز رنگ می‌شود و هنگامی که صدای شما را دریافت کند، یک دایره بزرگ دور آن کشیده می‌شود.

گوگل طی چند سال گذشته سعی زیادی کرده تا فناوری تایپ صوتی خود را بهبود ببخشد و اکنون می‌توانیم بگوییم این ویژگی عملکرد بسیار خوب و تحسین برانگیزی دارد. این قابلیت تنها برای نوشتن حرف‌هایی که می‌زنید کاربرد ندارد و از آن می‌توانید برای ویرایش، تغییر فرمت متن و یا رفتن به بخش‌های مختلف سند بدون نیاز به موس نیز استفاده کنید. علاوه بر این، تایپ صوتی گوگل از زبان‌های زیادی از جمله فارسی پشتیبانی می‌کند. البته اگر تشخیص دهد از الفاظ ناشایست استفاده کردید به طور خودکار به جای آن‌ها از ستاره استفاده می‌کند و اگر اصرار دارید باید خودتان آن‌ها را تایپ کنید.

جستجو کامل و بدون نقص فایل‌ها

جستجوی فایل‌ها حتی فایل‌های به خصوص در Google Drive به طرز عجیبی آسان است. اگر به جستجوی پیشرفته نیاز دارید تنها کافی است بر روی پیکان رو به پایین در قسمت جستجوی بالای صفحه کلیک کنید. در پنجره باز شده می‌توانید فایل‌ها را بر اساس نوع، صاحب، آخرین زمان ویرایش، کسانی که فایل با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده جستجو کنید.

رنگ آمیزی پوشه‌ها

حفظ نظم و ترتیب پوشه‌ها فکر بسیار خوبی است ولی بعضی اوقات نیز بهتر است آن‌ها بر اساس بیشترین استفاده رنگ مخصوص خودشان را داشته باشند. Google Drive طیف گسترده‌ای از رنگ‌ها را در اختیارتان قرار می‌دهد. با راست کلیک بر روی فولدرها و انتخاب Change Color می‌توانید رنگ مورد علاقه خود را انتخاب کنید.

فایل‌ها را در Outlook نیز استفاده کنید

اگر از Outlook.com یا اپلیکیشن‌های اندروید و آیفون آن استفاده می‌کنید برای دسترسی به فضای ابری تنها محدود به وان درایو مایکروسافت نیستید و می‌توانید از سرویس‌های ابری مختلفی مثل دراپ باکس، باکس، فیسبوک و البته گوگل درایو هم استفاده کنید.

دسترسی به سلول ها را در Google Drive محدود کنید

در Google Sheet می‌توانید دسترسی به کل یک صفحه گسترده را حتی اگر آن را با دیگران به اشتراک می‌گذارید، با مراجعه به Tools > Protect Sheet محدود کنید. جالب‌تر این است که می‌توانید دسترسی به قسمت‌های به خصوصی از اطلاعات را هم محدود کنید. در Data > Protect Sheets and Ranges می‌توانید دسترسی به سلول‌های مورد نظرتان را محدود به خودتان یا چند نفر دیگر کنید.

فونت گوگل درایو را عوض کنید

اگر احساس می‌کنید فونت‌های پیش فرض Google Drive مانع خلاقیت شما هستند، می‌توانید فونت‌های جدیدی را به آن اضافه کنید. در نوار ابزار به منوی Font بروید و More Fonts را انتخاب کنید. در پنجره باز شده می‌شود فونت‌ها را بر اساس نوع آن‌ها مانند دست خط، قلم تک‌فاصله، سریف یا سنزسریف دسته بندی کنید. حتی می‌توانید آن‌ها را بر اساس میزان محبوبیت، تاریخ اضافه شدن یا ترند شدنشان به نمایش بگذارید.

افزون بر این می‌توان آن‌ها را بر اساس طرح حروف نیز جستجو کرد. وقتی فونت‌های دلخواه خود را پیدا کردید برای آن که بتوانید در منو فونت‌های Docs به سرعت به آن‌ها دسترسی پیدا کنید، موارد مورد نظر خود را تیک بزنید و بر روی OK کلیک کنید. فونت‌هایی که انتخاب می‌کنید به یک سند محدود نمی‌شوند و می‌توانید آن‌ها را در تمام اسناد و فایل‌های Docs ،Sheets و Slides به کار بگیرید. اگر می‌خواهید تمامی فونت‌های گوگل را ببینید به fonts.google.com مراجعه کنید؛ البته تمامی آن فونت‌ها در گوگل درایو قابل استفاده نیستند.